Het bestaande reglement dateert van 2017 en is niet langer aangepast aan de huidige werking. In dit nieuwe reglement zijn volgende zaken aangepast:
Het reglement wordt verduidelijkt en geactualiseerd.
Mevrouw Lili Jansen, schepen van Vaart geeft toelichting bij voorliggend agendapunt.
In het gebruiksreglement zien we dat er enkele artikelen uit het assortiment werden verminderd/ geschrapt. Sommige artikelen zijn zeer gegeerd waardoor er vaak een te klein aanbod is van deze materialen (bv podiumwagen, wc-wagen). Dit maakt het voor de verenigingen uiteraard moeilijker om de nodige materialen te verkrijgen.
• De uitleendienst is een noodzakelijke en waardevolle ondersteuning voor verenigingen. Gezien de brede context is het belangrijk dat deze blijft bestaan, wordt onderhouden en eventueel wordt uitgebreid.
• Wanneer materialen op vrijdagvoormiddag geleverd worden en schade pas ’s namiddags wordt opgemerkt (bv. bij nadarhekken), is de loods niet meer bereikbaar. Hoe kan schade dan worden gemeld? Kan er een noodtelefoonnummer voorzien worden?
• In de lijst van materialen staan nummers vermeld. Wat is de betekenis van deze nummers? Voorbeeld: podiumwagen opstellen, kost 9 uur?
• Voor de economische uitleendienst: komt de gemeente hiermee niet in concurrentie met bedrijven zoals PFL? Gaat het om individuele ondernemers of om georganiseerde ondernemersverenigingen?
Doelgroepen
Het gemeentebestuur stelt uitleenmateriaal ter beschikking van volgende doelgroepen:
A. Lokaal bestuur (intern gebruik)
B. Binnendorpse verenigingen en organisaties voor activiteiten op het grondgebied
C. Binnendorpse verenigingen en organisaties voor activiteiten buiten het grondgebied
D. Binnendorpse ondernemers voor activiteiten op het grondgebied
E. Andere openbare besturen
Particulieren kunnen geen gebruik maken van de uitleendienst.
Artikel 2
Locatie & openingsuren
De administratie van de uitleendienst maakt deel uit van dienst Vaart, Heilaarstraat 6, 2340 Beerse.
Ophalen en inleveren van materiaal gebeurt in De Loods, Dennenlaan 1, 2340 Beerse.
De actuele openingsuren en contactgegevens worden jaarlijks vastgesteld en gepubliceerd op www.beerse.be/uitleen.
Artikel 3
Reserveren
Reserveren gebeurt bij voorkeur via het online formulier op www.beerse.be/uitleen, maar kan ook per mail of telefonisch.
Aanvragen worden behandeld in volgorde van ontvangst, met voorrang voor binnendorpse verenigingen (doelgroep B) op interne aanvragen van het lokaal bestuur (doelgroep A).
Uiterlijk binnen 7 werkdagen ontvangt de ontlener een bevestiging met alle afspraken, inclusief de vastgelegde inleverdatum.
De bestelbon vermeldt duidelijk welke materialen gevraagd en welke effectief toegekend werden.
Artikel 4
Materiaallijst
De volledige lijst van uitleenbare materialen, met bijhorende voorwaarden en actuele informatie, is steeds raadpleegbaar op www.beerse.be/uitleen.
Het college van burgemeester en schepenen is bevoegd om de materiaallijst aan te passen, aan te vullen of artikels te schrappen. De adviesraden die verenigingen vertegenwoordigen, worden hierin gehoord.
Artikel 5
Annulering
De ontlener is zelf verantwoordelijk om tijdig na te gaan of alle gereserveerde materialen nog nodig zijn.
Annuleren gebeurt steeds via dienst Vaart en kan kosteloos tot 10 kalenderdagen voor de startdatum van de ontlening.
Bij annulering minder dan 10 kalenderdagen vooraf gelden de kosten zoals bepaald in het retributiereglement.
Indien annulering gebeurt wegens aantoonbare overmacht, wordt geen annuleringskost aangerekend. Bij twijfel beslist het college van burgemeester en schepenen.
Het niet afhalen of weigeren van gereserveerde materialen wordt beschouwd als annulering en is eveneens onderworpen aan de kosten zoals voorzien in het retributiereglement.
Artikel 6
Duur ontlening
De standaardduur van de ontlening bedraagt maximaal 10 kalenderdagen.
Uitzonderingen op de duur zijn niet toegestaan, tenzij bij gemotiveerd collegebesluit.
Artikel 7
Ophalen en inleveren
Ophalen en inleveren gebeurt binnen de voorziene openingsuren in De Loods, Dennenlaan, Beerse.
De afhaler toont een identiteitskaart en de ondertekende bestelbon.
De ontlener regelt zelf het transport, tenzij het gaat om materialen die verplicht door de gemeente geleverd worden. De actuele lijst van materialen, de kosten en de voorwaarden voor levering zijn opgenomen in het retributiereglement.
Alle materialen moeten volledig gereinigd worden teruggebracht, conform de instructies van de bijhorende inleverfiches die de juiste wijze van opslag, transport en reiniging verduidelijken. Deze fiches worden meegeleverd of zijn raadpleegbaar op www.beerse.be/uitleen.
Artikel 8
Levering en bijzondere verplichtingen
Bij levering wordt uiterlijk in de week vooraf een tijdsvork voor levering per mail of telefonisch meegedeeld. De ontlener zorgt dat er minstens één verantwoordelijke aanwezig is.
Tijdens evenementen in de publieke ruimte is permanent toezicht op de materialen verplicht. Klein materiaal moet buiten gebruiksmomenten in een afgesloten ruimte worden bewaard.
Ontleners mogen steeds, tot uiterlijk 2 maanden voor de ontlening, een demonstratie of instructie vragen over het correcte gebruik van het materiaal.
§1. Andere openbare besturen
Voor doelgroep E gelden volgende bepalingen:
Enkel nadarhekken kunnen worden ontleend.
Ontlening is enkel toegestaan bij wederkerigheid: het betrokken bestuur moet op vergelijkbare wijze nadarhekken ter beschikking stellen aan de gemeente Beerse.
De ontlenende partij staat volledig zelf in voor het ophalen en terugbrengen van het materiaal. Levering door de gemeente Beerse is niet mogelijk.
Afwijkingen op bovenstaande bepalingen zijn enkel mogelijk na uitdrukkelijke goedkeuring door het college van burgemeester en schepenen, of bij burgemeesterbesluit in het kader van noodsituaties, rampen of veiligheidsoverwegingen.
Artikel 9
Aansprakelijkheid en verzekering
Het gemeentebestuur is niet aansprakelijk voor ongevallen, schade of gebreken aan het materiaal.
De ontlener is verplicht een gepaste verzekering burgerlijke aansprakelijkheid én een diefstalverzekering af te sluiten voor de periode van de ontlening.
De ontlener is steeds aansprakelijk voor gebruik, schade, verlies of diefstal. Bij rechtspersonen geldt de aansprakelijkheid voor de rechtspersoon; bij verenigingen zonder rechtspersoonlijkheid geldt deze voor de vereniging als geheel.
Schade of verlies wordt verhaald op de ontlener volgens de actuele vervangwaarde.
Is schade, verlies of laattijdige inlevering het gevolg van aantoonbare overmacht, dan vervalt de retributie voor laattijdige inlevering, maar blijft de schadevergoeding verschuldigd.
Artikel 10
Schade en tekorten
Bij inlevering controleert een medewerker de staat van het materiaal en kan die hierbij foto’s nemen als bewijs.
Bij schade ontvangt de ontlener een schriftelijk schadeverslag met de herstelkosten.
Bij het niet-terugbrengen van ontleende goederen wordt een schadevergoeding aangerekend die overeenkomt met de actuele waarde van het goed of van gelijksoortige goederen.
De vergoeding wordt als volgt berekend: - Materialen minder dan 3 jaar oud: 100% van de nieuwwaarde - Materialen tussen 3 jaar en 5 jaar oud: 60% van de nieuwwaarde - Materialen meer dan 5 jaar oud: 30% van de nieuwwaarde
De kosten moeten binnen 30 dagen worden betaald.
De ontlener kan bij afhaling zelf tekortkomingen, schade of onzorgvuldigheid door de gemeente aantonen door deze onmiddellijk schriftelijk en met foto’s te melden aan dienst Vaart.
Artikel 11
Verbod op onderverhuring en terugvordering
Het is verboden om ontleend materiaal door te verhuren of uit te lenen aan derden.
Bij vaststelling van misbruik kan de uitleendienst het materiaal onmiddellijk terugvorderen op kosten van de ontlener.
Bij misbruik kan de gemeente het materiaal ook zelf ophalen op kosten van de ontlener.
Artikel 12
Opschorting en uitsluiting
Onrechtmatig gebruik, herhaaldelijke schade, niet-naleving van dit reglement of laattijdige betaling kunnen leiden tot opschorting of uitsluiting van verdere ontlening.
Opschorting of uitsluiting wordt beslist door het college van burgemeester en schepenen.
Een tijdelijke opschorting geldt standaard voor een periode van maximaal 12 maanden, tenzij het college gemotiveerd anders beslist.
Artikel 13
Betwistingen
Bezwaren tegen de toepassing van dit reglement en het bijhorende retributiereglement moeten uiterlijk binnen 5 werkdagen na het betwiste feit per aangetekend schrijven aan het college van burgemeester en schepenen worden bezorgd via College van burgemeester en schepenen, Heilaarstraat 6, 2340 Beerse.
Betwistingen worden worden behandeld door het college van burgemeester en schepenen, na advies van de betrokken dienst. Het college neemt een beslissing over een bezwaar binnen 30 dagen na ontvangst.
Artikel 14
Inwerkingtreding
Dit reglement treedt in werking op 1 januari 2026 en vervangt alle voorgaande reglementen betreffende de gemeentelijke uitleendienst van Beerse.