Aan het begin van de beleidsperiode neemt de raad een huishoudelijk reglement aan, waarin zijn werking verder wordt verduidelijkt. Bepaalde verplichtingen en keuzemogelijkheden volgen uit het decreet lokaal bestuur, andere zijn vrije keuze van de raad.
De vorige gemeenteraad nam een huishoudelijk reglement aan op 29 augustus 2019. Die versie was gebaseerd op het ontwerpreglement van de VVSG en het vroegere reglement, zoals besproken met de fractieleiders op 24 juni 2019.
Op 19 mei 2022 werd het huishoudelijk reglement aangevuld met een passage over digitaal en hybride vergaderen, op 28 november 2024 met een passage over digitaal stemmen.
Het decreet lokaal bestuur vermeldt dat de raad aan het begin van de zittingsperiode een huishoudelijk reglement vaststelt.
Om de raad de kans te bieden om het huishoudelijk reglement bij te sturen waar nodig, wordt voorgesteld om in eerste instantie het vorige huishoudelijk reglement over te nemen op één wijziging na, maar binnen het halfjaar overleg te organiseren met de verschillende fractievoorzitters en vervolgens een - al dan niet bijgestuurd - huishoudelijk reglement voor de rest van de zittingsperiode voor te leggen aan de raad.
De wijziging die wel al doorgevoerd wordt, gaat over de samenstelling van de gemeenteraadscommissies.
De gemeenteraad is vrij om het aantal leden van elke commissie te bepalen. Artikel 37 van het decreet lokaal bestuur bepaalt immers: "De mandaten in iedere commissie worden evenredig verdeeld over de fracties waaruit de gemeenteraad is samengesteld. De gemeenteraad bepaalt per gemeenteraadscommissie het aantal leden, alsook de wijze waarop de evenredigheid wordt berekend. Die berekeningswijze geldt voor alle commissies die de gemeenteraad opricht. De evenredigheid vereist in ieder geval dat de som van het aantal mandaten dat toekomt aan de fracties waarvan leden deel uitmaken van het college van burgemeester en schepenen, altijd hoger is dan de som van het aantal mandaten dat toekomt aan de andere fracties."
Voorgesteld wordt om het eerste lid van §2 in artikel 36 van het huishoudelijk reglement aan te passen wat het aantal leden per commissie betreft: "De gemeenteraad legt het aantal leden per commissie vast op 11." wordt aangepast naar "De gemeenteraad legt het aantal leden per commissie vast op 8." De berekeningswijze blijft behouden op het systeem d'Hondt.
Met 8 leden geeft dit de kleinste samenstelling van de commissie, waarbij toch elke fractie vertegenwoordigd blijft en waarbij wordt voldaan aan de verplichting dat de fracties die in het college vertegenwoordigd zijn, ook een meerderheid moeten hebben in de commissies. Door kleinere commissies daalt de kostprijs voor het lokaal bestuur.
De verdeling bij 8 leden volgens het systeem D'hondt is: CDE-Vlim.be: 3 leden; N-VA: 2 leden; VLAAMS BELANG: 1 lid; Ons2340: 1 lid; BEERSEplus: 1 lid.
Waar in de tekst twee kolommen voorkomen, betreft de tekst die wordt goedgekeurd als huishoudelijk reglement van de gemeenteraad telkens enkel de linkse kolom, met opschrift 'huishoudelijk reglement gemeenteraad'.
De heer Hans Luyckx, voorzitter van de raad, geeft toelichting bij dit agendapunt.
Artikel 38 van het decreet lokaal bestuur van 22 december 2017 bepaalt dat de gemeenteraad bij de aanvang van de zittingsperiode een huishoudelijk reglement vaststelt waarin aanvullende maatregelen worden opgenomen voor de werking van de raad en waarin minstens bepalingen worden opgenomen over:
1° de vergaderingen waarvoor presentiegeld wordt verleend, het bedrag van het presentiegeld en de nadere regels voor de eventuele terugbetaling van specifieke kosten die verband houden met de uitoefening van het mandaat van gemeenteraadslid of lid van het college van burgemeester en schepenen;
2° de wijze van verzending van de oproeping en de terbeschikkingstelling van het dossier aan de gemeenteraadsleden, alsook de wijze waarop de algemeen directeur of de door hem aangewezen personeelsleden, aan de raadsleden die erom verzoeken, technische inlichtingen verstrekken over die stukken;
3° de wijze waarop de plaats, de dag, het tijdstip en de agenda van de vergaderingen van de gemeenteraad openbaar worden gemaakt;
4° de voorwaarden voor het inzagerecht en het recht van afschrift voor gemeenteraadsleden en de voorwaarden voor het bezoekrecht aan de instellingen en diensten die de gemeente opricht en beheert;
5° de voorwaarden waaronder de gemeenteraadsleden hun recht uitoefenen om aan de burgemeester en aan het college van burgemeester en schepenen mondelinge en schriftelijke vragen te stellen;
6° de wijze van notulering en de wijze waarop de notulen en het zittingsverslag van de vorige vergadering ter beschikking worden gesteld van de gemeenteraadsleden;
7° de nadere regels voor de samenstelling en de werking van de commissies en de fracties;
8° de wijze waarop en de persoon door wie de stukken van de gemeente, vermeld in artikel 279, worden ondertekend;
9° ...
10° de wijze van het ter kennis brengen van de beslissingen, vermeld in artikel 50, vijfde lid;
11° de keuze om digitaal of hybride te vergaderen en de wijze waarop;
12° de uitzonderlijke omstandigheden waaronder de gemeenteraad digitaal kan vergaderen, als het huishoudelijk reglement de mogelijkheid van digitaal vergaderen opneemt;
13° de uitzonderlijke omstandigheden waaronder de gemeenteraad hybride kan vergaderen, als het huishoudelijk reglement de mogelijkheid van hybride vergaderen opneemt.
Ook op verschillende andere plaatsen verwijst het decreet lokaal bestuur naar de verplichting of mogelijkheid zaken op te nemen in het huishoudelijk reglement van de raad.
Artikel 74 van het decreet lokaal bestuur bepaalt dat artikels 18 tot en met 39 ook van toepassing zijn voor de raad voor maatschappelijk welzijn, waarbij weliswaar de organen van de gemeente gelezen moeten worden als de organen van het OCMW.
Artikel 37 van het decreet lokaal bestuur van 22 december 2017 bepaalt dat de gemeenteraad gemeenteraadscommissies kan oprichten. De commissies hebben als taak de besprekingen in de gemeenteraadszittingen voor te bereiden, advies te verlenen en voorstellen te formuleren over de wijze waarop vorm wordt gegeven aan de inspraak van de bevolking telkens als dat voor de beleidsvoering wenselijk wordt geacht. De commissies kunnen altijd deskundigen en belanghebbenden horen. Het artikel beschrijft verder de samenstelling van de commissies, die ook vastgelegd en verder geconcretiseerd is in artikel 36 van het huishoudelijk reglement.
De gemeenteraad keurde op 29 augustus 2019 het huishoudelijk reglement van de gemeenteraad goed en vulde het aan op 19 mei 2022 en 28 november 2024.
Het huishoudelijk reglement van de gemeenteraad, toegevoegd als bijlage, wordt goedgekeurd. Waar in de tekst twee kolommen voorkomen, betreft de tekst die wordt goedgekeurd als huishoudelijk reglement van de gemeenteraad telkens enkel de linkse kolom, met opschrift 'huishoudelijk reglement gemeenteraad'.
Artikel 2
De gemeenteraad vraagt de algemeen directeur om overleg te organiseren met de verschillende fracties van de raad, om binnen het half jaar een - al dan niet bijgestuurde - versie van het huishoudelijk reglement ter goedkeuring voor te leggen.