Het lokaal bestuur organiseert al verschillende jaren een kersthappening, op verschillende locaties in de dorpskern van Beerse en met verschillende formules en activiteiten. Verenigingen en non-profit-organisaties kregen hierbij steeds de kans om door verkoop of uitbating winst te genereren en/of hun werking bekend te maken.
In de kern van Vlimmeren vindt een gelijkaardig initiatief plaats, georganiseerd door het verenigingsleven zelf. Deze verenigingen krijgen vandaag niet dezelfde financiële en logistieke ondersteuning. Enkele verenigingen geven te kennen intensiever samen te willen werken en/of het voortouw te nemen in de organisatie van een kerstmarkt of kerstterras in Beerse centrum.
De exploitatiekosten van de organisatie "Kerstterras 2022" bedroegen 10.319,20 euro. Voor de klassiekere kerstmarkten tot 2019 werd jaarlijks 25.000 euro begroot.
In 2022 werd er organisatie Kapellekensmarkt, Jaarmarkt Vlimmeren, Avondmarkt en animatie op de verschillende kermissen samen 4.785,50 euro uitgegeven.
Als lokaal bestuur willen we volop inzetten op de ondersteuning van verenigingen, maar ook het initiatief zoveel mogelijk bij hen laten. Vrijetijdsdienst Vaart wil ook kansen bieden aan burgerinitiatieven en tijdelijke verenigingen. Als de organisatie "van onderuit" vertrekt, zal de betrokkenheid van de gemeenschap automatisch groter zijn. Door verenigingen aan te moedigen met elkaar in verbinding te gaan en samen activiteiten uit te bouwen hopen we het sociale weefsel te versterken. De organisator krijgt een verplichting het lokale verenigingsleven de kans te geven om zich te tonen aan het publiek en hun kas te spijzen.
De organisatie van een dergelijk evenement is bovendien tijdsintensief voor vrijetijdsdienst Vaart en overschrijdt het takenpakket van de administratief medewerker markten en kermissen.
Vanuit de visie op kernversterking willen we verenigingen en burgerinitiatieven van de 3 dorpskernen faciliteren om tijdens de eindejaarsperiode iets te organiseren en hen op een gelijke manier ondersteunen.
Het lokaal bestuur wil meer evenwicht in de budgetten en personeelsinzet voor organisatie van de verschillende feestmarkten en kermissen.
Een subsidie is een tegemoetkoming in organisatorische kosten en geeft garantie bij onvoorziene kosten. Verengingen kunnen veel creatiever omgaan met sponsoring, logistieke taken en vrijwilligersinzet dan het lokaal bestuur. Het eigenaarschap ligt bij de burgers via de vereniging waarin zij actief zijn.
De dienst Vaart blijft inzetten op promotionele ondersteuning en advies aan de organisatoren, en brengt hen samen om werkafspraken te maken rond uitleendienst en logistieke ondersteuning.
Mevrouw Isabelle Druyts, schepen Vaart, geeft toelichting bij dit agendapunt.
Artikel 23 van het decreet lokaal bestuur stelt dat de gemeenteraad bevoegd is voor het vaststellen van subsidiereglementen en het toekennen van nominatieve subsidies.
Met dit subsidiereglement voorziet het gemeentebestuur de financiële ondersteuning van verenigingen of burgerinitiatieven die, zonder persoonlijk winstbejag, een evenement organiseren in de eindejaarsperiode. De subsidies worden toegekend binnen de perken van de kredieten die het gemeentebestuur vastlegt in het meerjarenplan.
Artikel 2
Voorwaarden
Om aanspraak te maken op deze subsidie moet het evenement aan volgende voorwaarden voldoen:
Artikel 3
Aanvrager
De aanvrager is een vereniging of burgerinitiatief, met minstens 5 vrijwilligers en zonder winstoogmerk. De aanvragen van commerciële organisatoren en private partners worden niet weerhouden.
Politieke partijen of verenigingen met een uitgesproken ideologie kunnen zich niet kandidaat stellen.
Verenigingen kunnen zich samen kandidaat stellen. De samenwerking moet dan worden verduidelijkt in het projectvoorstel, zoals beschreven in artikel 5.
Artikel 4
Ondersteuning
Het lokaal bestuur ondersteunt de organisator op volgende manieren:
Financiëel
Een basissubsidie van 1.000 euro voor een evenement met een, twee of drie openingsdagen.
100 euro per extra openingsdag met een maximum van 1.000 euro.
Het maximale totale subsidiebedrag is 2.000 euro per organisator.
Logistiek
De organisator mag tijdens de duurtijd van het evenement gratis gebruik maken van gemeentelijke elektriciteits- en watervoorzieningen, indien beschikbaar.
De organisator kan gebruik maken van de gemeentelijke uitleendienst, ook als de aanvrager een burgerinitiatief is. In dat geval zal vrijetijdsdienst Vaart als medeorganisator optreden. Ten laatste 1 maand na selectie wordt een overleg georganiseerd met de verschillende organisatoren om het beschikbare materiaal in overleg te verdelen. Eventuele leveringskosten dienen door de organisator te worden betaald.
Het lokaal bestuur voorziet geen gratis bergruimte. Mocht het nodig zijn om materialen op te slaan, kan de dienst patrimonium onderzoeken of de organisator een opslagruimte kan gebruiken volgens de afspraken in het retributiereglement.
Inhoudelijk
De organisator wordt, indien gewenst, ondersteund door een medewerker van vrijetijdsdienst Vaart, en dit gedurende de inhoudelijke voorbereidingen van het evenement. Als richtlijn voorziet het lokaal bestuur hiervoor maximum 6 uur per aanvrager. De medewerker kan mee nadenken over inhoudelijke of praktische vragen, of ondersteunen bij de evenementenaanvraag.
Promotioneel
De gemeentelijke promotiekanalen zullen worden gebruikt om de geselecteerde evenementen onder de aandacht van inwoners en bezoekers te brengen, waar mogelijk in een overkoepelende promotiecampagne en binnen de budgetten die daarvoor worden voorzien.
Artikel 5
§1 Kandidatuur
Verenigingen die zich kandidaat willen stellen geven dit door aan vrijetijdsdienst Vaart en bezorgen een projectvoorstel dat minstens volgende zaken bevat.
Voor het jaar 2023 verwachten we deze kandidatuur ten laatste op 31 augustus. Vanaf 2024 ten laatste op 31 mei.
De periode van kandidatuurstelling wordt jaarlijks per mail gecommuniceerd naar alle erkende verenigingen, meegedeeld op de adviesraden en in de gemeentelijke nieuwsbrief "Beerse Binnenstebuiten" gepubliceerd.
§2 Selectie
Het schepencollege kiest uit de kandidaturen maximum 3 voorstellen, die het beste aansluiten bij de doelstellingen van dit reglement. Er kan slechts één project per dorpskern (Beerse, Den Hout, Vlimmeren) worden weerhouden. Kandidaten kunnen worden uitgenodigd om hun projectvoorstel mondeling toe te lichten aan het college.
De geselecteerde organisatoren worden bekend gemaakt via een beargumenteerd collegebesluit, dat wordt bezorgd aan alle kandidaat-organisatoren.
Als er voor een dorpskern geen voorstel wordt ingediend of als niet het volledige beschikbare bedrag wordt aangewend, vloeien de daarvoor voorziene middelen terug naar het lokaal bestuur.
§3 Evaluatie
Ten laatste op 31 maart bezorgt de organisator een evaluatie en financieel rapport met daarin minstens de gemaakte kosten en uitgaven aan het lokaal bestuur.
Artikel 6
Subsidies
Na goedkeuring van het collegebesluit krijgt de dienst financiën de opdracht om het volledig toegekende subsidiebedrag, minimum 1.000 euro en maximum 2.000 euro uit te betalen aan de aanvrager.
Als de vereniging of aanvrager op dat moment nog uitstaande schulden heeft bij het lokaal bestuur, zullen deze in mindering worden gebracht bij uitbetaling.
Er dienen geen betaalbewijzen of facturen te worden bezorgd aan het lokaal bestuur. Na afloop van het evenement dient er wel een financieel rapport te worden overgemaakt, zoals gesteld in artikel 5.
Een volledige of gedeeltelijke terugvordering van uitbetaalde subsidies kan gebeuren als: