Door de federale crisisfase die afgekondigd werd ter beheersing van de coronapandemie hebben de gemeente- en OCMW-raden ervaring met digitaal en/of hybride vergaderen. Door een wijziging aan het decreet over het lokaal bestuur mogen de raden beslissen om digitaal en/of hybride te vergaderen, los van de coronapandemie. De regeling moet opgenomen worden in het huishoudelijk reglement.
De voorzitter van de raad overlegde met de vertegenwoordigers van de fracties over een dergelijke regeling. De fracties zijn van oordeel dat
Om op een kwalitatieve manier hybride te kunnen vergaderen en te streamen zijn technische aanpassingen nodig aan de apparatuur en software. Dit wordt momenteel verder uitgewerkt. Volledig digitaal vergaderen is echter al mogelijk, op basis van de ervaring tijdens de coronacrisis.
Omtrent het digitaal vergaderen werd afgesproken:
Door een aanpassing aan het decreet lokaal bestuur is het mogelijk om in het huishoudelijk reglement vast te leggen onder welke omstandigheden digitaal of hybride vergaderd kan worden. Na een overleg met de fracties ligt alvast de regeling omtrent volledig digitaal vergaderen voor.
Het addendum 'digitaal en hybride vergaderen' van de VVSG werd gebruikt bij de uitwerking van deze aanpassing.
De heer Hans Woestenborghs, schepen Personeel en Organisatie, geeft toelichting bij dit agendapunt.
Artikel 31 van het Decreet van 16 juli 2021 tot wijziging van diverse decreten, wat betreft versterking van de lokale democratie, bepaalt dat in artikel 20 van het Decreet lokaal bestuur van 22 december 2017 volgende wijzigingen worden aangebracht: [...] 2° aan het derde lid worden de volgende zinnen toegevoegd: "De vergadering van de gemeenteraad vindt plaats in het gemeentehuis of op de fysieke plaats door de gemeenteraad bepaald. Het huishoudelijk reglement bepaalt of de gemeenteraad of de gemeenteraadscommissies, vermeld in artikel 37, digitaal of hybride kunnen vergaderen en de wijze waarop. De gemeenteraad kan enkel digitaal vergaderen onder de uitzonderlijke omstandigheden, vermeld in het huishoudelijk reglement. De gemeenteraad kan enkel hybride vergaderen onder de uitzonderlijke omstandigheden, vermeld in het huishoudelijk reglement. De Vlaamse Regering kan de minimale voorwaarden voor digitale en hybride vergaderingen bepalen."
Artikel 38 van het Decreet lokaal bestuur van 22 december 2017 bepaalt dat de gemeenteraad een huishoudelijk reglement vaststelt waarin aanvullende maatregelen worden opgenomen voor de werking van de raad. Ook op verschillende andere plaatsen verwijst het decreet lokaal bestuur naar de verplichting of mogelijkheid zaken op te nemen in het huishoudelijk reglement van de raad.
Besluit van de Vlaamse Regering over de voorwaarden voor digitaal of hybride vergaderen voor de organen van de lokale besturen van 10 september 2021.
Het huishoudelijk reglement van de gemeenteraad wordt aangepast naar de versie in bijlage van dit besluit. Waar in de tekst twee kolommen voorkomen, betreft de tekst die wordt goedgekeurd als huishoudelijk reglement van de gemeenteraad telkens enkel de linkse kolom, met opschrift 'huishoudelijk reglement gemeenteraad'.