Het is de bedoeling van deze wijziging om de periode tussen het knipperlichtgesprek en de derde negatieve evaluatie in te korten. Deze wordt nu vastgelegd op minimum 1 jaar. We hebben reeds een systeem van zinergiegesprekken. Als we overgaan tot de formele evaluatie spreken we meestal over effectief disfunctioneren en moeten we meer lik-op-stuk kunnen werken. Door de procedure te beginnen met een negatieve evaluatie vermijden we ook dat mensen nog kunnen doorschalen en extra verloond worden terwijl we een verbetertraject opstarten.
De heer Hans Woestenborghs, schepen Personeel en Organisatie, geeft toelichting bij dit agendapunt.
Artikel 186 van het decreet lokaal bestuur van 22 december 2017 bepaalt dat de gemeenteraad de rechtspositieregeling van het gemeentepersoneel vaststelt, en de raad voor maatschappelijk welzijn die van het OCMW.
Het besluit van de Vlaamse Regering van 7 december 2007 houdende de minimale voorwaarden voor de personeelsformatie, de rechtspositieregeling en het mandaatstelsel van het gemeentepersoneel en het provinciepersoneel en houdende enkele bepalingen betreffende de rechtspositie van de secretaris en ontvanger van de openbare centra voor maatschappelijk welzijn, en de wijziging via het besluit van de Vlaamse Regering van 23 november 2012.
De OCMW-raad keurde op 22 november 2011 de rechtspositieregeling voor het OCMW-personeel goed die daarna verschillende keren gewijzigd werd. De laatste wijziging dateert van 16 december 2021.
De rechtspositieregeling van het OCMW wordt aangepast omtrent functioneren en evalueren (Titel II De personeelsformatie en de loopbaan - Hoofdstuk VIII De evaluatie tijdens de loopbaan - Afdeling II en Afdeling III - artikel 55 t.e.m. 67).
Op 27 juni 2019 keurden de raden een nieuwe systeem voor functioneren en evalueren goed. Ondertussen hebben we twee jaar werking achter de rug en drong zich een evaluatie van het systeem op.
De raad geeft goedkeuring aan deze wijziging van artikel 55 t.e.m. 67 van de rechtspositieregeling:
Afdeling II. Opvolging en feedback in een klimaat van ‘waarderen en betrokken confronteren’
Art. 55. Het personeelslid krijgt informele feedback over zijn manier van functioneren.
- Informele concrete feedback op dagelijkse basis: waarderen en betrokken confronteren
Ieder personeelslid (zowel leidinggevend als niet-leidinggevend) wordt aangespoord om zoveel mogelijk spontane, positieve feedback te uiten, om collega’s aan te moedigen en een veilig psychologisch klimaat van vertrouwen en betrokkenheid te creëren.
Wie een collega wil confronteren met bepaalde feiten of gedragingen doet dit zo snel mogelijk volgend op de aanleiding. Deze confrontatie gebeurt steeds op een respectvolle wijze. Dit houdt o.m. in dat naderhand op het gesprek wordt teruggekomen om een inschatting te kunnen maken van hoe die feedback werd ontvangen door de medewerker en welk gevolg hij eraan zal geven.
- Informele feedback in een ruimer kader: zinergiegesprek
Onder zinergiegesprek wordt verstaan: een gesprek waarvoor voldoende ruimte en tijd wordt genomen, los van het dagelijks werk, met het oog op het verhogen van iemands energie en voldoening op het werk.
Het gaat om een dialoog tussen het personeelslid en de rechtstreekse leidinggevende of, indien het personeelslid deel uitmaakt van een zelfsturend team, tussen het personeelslid en zijn collega’s,
Hierbij kunnen diverse thema’s aan bod komen: inhoud van de functie, taken en opdrachten; psychosociaal welbevinden; samenwerking met leidinggevende, beleid, collega’s, team, andere diensten; werkomstandigheden; competenties en talenten; energiegevers en – vreters; loopbaanperspectief, ambities…
Het zinergiegesprek is een tweerichtingsgesprek op gelijk niveau. Zowel het personeelslid als zijn collega’s of zijn leidinggevende brengen te bespreken punten aan.
Het zinergiegesprek vindt plaats op vraag van het personeelslid of zijn rechtstreekse leidinggevende of, indien het personeelslid deel uitmaakt van een zelfsturend team: op vraag van zijn collega’s.
Onder rechtstreeks leidinggevende dient te worden verstaan: de hiërarchisch meerdere van het personeelslid. Mits goedkeuring van het hoofd van het personeel kan een ander personeelslid dan deze hierboven vermelde zinergiegesprekken houden of kunnen andere leidinggevenden bij het gesprek aanwezig zijn als het personeelslid of de rechtstreeks leidinggevende daar uitdrukkelijk om verzoekt.
Op uitdrukkelijke vraag van de rechtstreeks leidinggevende of van het personeelslid kan van het zinergiegesprek een verslag worden opgemaakt.
Art. 56. Er is per kalenderjaar minstens één zinergiegesprek.
Art. 57. Formele concrete feedback op dagelijkse basis
- de redenen voor het formele verslag (incl. historiek);
- de verwachtingen
- het actieplan op maat van het personeelslid, met de concrete afspraken en verbeterdoelen
- de ondersteuning vanuit de leidinggevende, team en/of organisatie
Zowel het personeelslid als zijn leidinggevende ondertekenen het verslag en krijgen er een exemplaar van. Het personeelslid kan opmerkingen toevoegen aan het verslag indien gewenst. Indien het personeelslid weigert het verslag te ondertekenen, wordt het aangetekend opgestuurd.
Aanwezigen tijdens dit gesprek: minimaal de leidinggevende en de medewerker.
Afdeling III. Evaluatieprocedure ingeval van manifest disfunctioneren
Art. 58 Wanneer een leidinggevende reeds tijdens de dagelijkse opvolging en feedback en/of tijdens een zinergiegesprek duidelijk heeft gemaakt dat het functioneren van een personeelslid (op bepaalde vlakken) niet voldoet en er is minstens 1 formeel verslag werd opgemaakt (knipperlichtgesprek), kan de leidinggevende na minstens 3 maanden na het formeel verslag de formele evaluatieprocedure opstarten.
Deze procedure start met een negatieve evaluatie.
Doel: duidelijk aangeven dat het functioneren op deze manier écht niet langer door de beugel kan.
Vorm: de evaluatie met motivatie, de verwachtingen en gemaakte afspraken worden in een nota opgenomen.
De nota verloopt volgens het daartoe opgemaakte sjabloon en bespreekt onder meer:
- de redenen voor de opstart van het verbetertraject (inclusief historiek);
- het actieplan op maat van het personeelslid, met de concrete afspraken en verbeterdoelen
- de ondersteuning vanuit de leidinggevende, team en/of organisatie
Zowel het personeelslid als zijn leidinggevende ondertekenen de nota en krijgen er een exemplaar van. Het personeelslid kan opmerkingen toevoegen aan de nota indien gewenst. Indien het personeelslid weigert de nota te ondertekenen, wordt het aangetekend opgestuurd.
Aanwezigen tijdens dit gesprek: de medewerker, de rechtstreeks leidinggevende als evaluator, een lid van de personeelsdienst.
Art. 59 Dit verslag vormt meteen de inhoud van het verbetertraject. Tijdens dit verbetertraject van minimaal 3 maanden biedt de organisatie ondersteuning waar nodig en mogelijk en verwachten we van de medewerker dat hij actief aan de slag gaat met de verbeterpunten.
Art. 60 Tijdens het verbetertraject, vinden er minstens 2 tussentijdse opvolgmomenten plaats. Hierin wordt de voortgang van het verbetertraject besproken en een schriftelijk verslag van gemaakt.
Art. 61 Van zodra de formele evaluatieprocedure werd opgestart waarbij het personeelslid een negatieve evaluatie krijgt, heeft het personeelslid geen recht op de volgende salarisschaal van de functionele loopbaan, ook al heeft het personeelslid de vereiste schaalanciënniteit. Het personeelslid krijgt die salarisschaal pas als het een volgende evaluatie afsluit met een gunstig evaluatieresultaat.
Art. 62 opgeheven
Art. 63 Minimaal 3 maanden nadien, vindt een 2de officieel evaluatiemoment plaats.
Doel: kort op de bal spelen. Indien het functioneren, ondanks het verbetertraject, niet de goede kant opgaat, is het immers in ieders belang om snel duidelijkheid te verschaffen en bij te kunnen sturen.
Aanwezigen tijdens dit gesprek: de medewerker, de rechtstreeks leidinggevende als evaluator, een lid van de personeelsdienst.
Zowel de leidinggevende als het personeelslid kan vragen dat er een tweede evaluator mee aanwezig is. Het hoofd van het personeel wijst de evaluator(en) aan op basis van het organogram.
Vorm: de evaluatie met motivatie wordt in een verslag opgenomen. De evaluatie wordt uitgevoerd op basis van de te verwachtingen en afspraken, zoals vastgelegd in de nota bij de opstart van de formele evaluatieprocedure.
De evaluator(en) onderteken(t)(en) dit verslag.
Het personeelslid ontvangt het evaluatieverslag en ondertekent het voor kennisneming. Het personeelslid kan in het evaluatieverslag opmerkingen bij zijn evaluatie formuleren en dient dit binnen de 10 werkdagen na de datum van de kennisneming, ondertekend terug aan zijn evaluator te bezorgen. De evaluator ondertekent eventuele opmerkingen van het personeelslid voor kennisneming en geeft een kopie aan het personeelslid.
Als het personeelslid weigert het evaluatieverslag voor kennisneming te ondertekenen, wordt het verslag aangetekend verzonden. De datum van kennisneming wordt in dit geval bepaald op de derde werkdag na de datum van verzending.
Art. 64 De evaluatieresultaten. Het evaluatieresultaat is gunstig of ongunstig.
Art. 65 Gevolgen van een gunstig evaluatieresultaat. Voor het personeelslid met een gunstig evaluatieresultaat wordt het verbetertraject stopgezet. Het personeelslid wordt verder opgevolgd en krijgt verder feedback volgens de bepalingen van afdeling II.
Art. 66 Gevolgen van een ongunstig evaluatieresultaat.
§1 Het personeelslid met een ongunstig evaluatieresultaat heeft geen recht op de volgende salarisschaal van de functionele loopbaan, ook al heeft het personeelslid de vereiste schaalanciënniteit. Het personeelslid krijgt die salarisschaal pas als het een volgende evaluatie afsluit met een gunstig evaluatieresultaat.
§2. Indien er binnen het bestuur een vacature bestaat voor een functie die beter aansluit bij de sterktes van het personeelslid, kan een herplaatsing van het statutaire personeelslid in die functie overwogen worden. Daarbij worden de bepalingen van titel IV van deze rechtspositieregeling gerespecteerd.
§3. Na een bevestiging van de negatieve evaluatie, volgt deel II van het verbetertraject. Deel II bedraagt minstens 6 maanden. Hier zijn er minstens 4 ontwikkelgesprekken waarin de voortgang van het verbetertraject wordt besproken en waarvan telkens een verslag wordt opgesteld.
§4. Indien de derde, bijkomende evaluatie opnieuw negatief is, kan de evaluator in zijn evaluatieverslag adviseren om het personeelslid te ontslaan. Dit is slechts mogelijk als tijdens het verbetertraject manifest blijkt dat het personeelslid nog steeds niet voldoet.
Bij 3 negatieve evaluaties op 3 jaar tijd kan de evaluator ook het negatief advies geven dat tot ontslag van het personeelslid kan leiden.
Art. 67 Met uitzondering van het ontslag wegens beroepsongeschiktheid en de ambtshalve herplaatsing beslist de algemeen directeur over het gevolg van de evaluatie. Hij baseert zijn beslissing op het voorstel van de evaluator of de evaluatoren. De algemeen directeur formuleert zelf het gewenste gevolg voor de personeelsleden van wie hij evaluator is, en baseert zijn beslissing daarop. Het personeelslid en zijn evaluator(en) worden van die beslissing op de hoogte gebracht uiterlijk binnen een termijn van 40 kalenderdagen te rekenen vanaf de datum van de kennisgeving van het evaluatieverslag van de evaluatie aan het personeelslid in voorkomend geval na het doorlopen van de beroepsprocedure zoals voorzien in afdeling IV.
§2. De algemeen directeur formuleert het gemotiveerde voorstel tot ontslag wegens beroepsongeschiktheid op basis van het evaluatieverslag van de bijkomende evaluatie, vermeld in artikel 66, §4. Het personeelslid en zijn evaluator of evaluatoren worden daarvan op de hoogte gebracht uiterlijk binnen een termijn van 10 werkdagen te rekenen vanaf de datum van de kennisgeving van het evaluatieverslag van de bijkomende evaluatie aan het personeelslid.
§3 De aanstellende overheid beslist over het ontslag wegens beroepsongeschiktheid. De aanstellende overheid hoort het personeelslid vooraf. De aanstellende overheid beslist over het ontslag uiterlijk binnen een termijn van 45 kalenderdagen volgend op de kennisgeving aan het personeelslid van het voorstel tot ontslag. Het ontslag van het vast aangestelde statutaire personeelslid verloopt volgens de regels in artikel 180.