Het college verleende op 1 augustus 2022 goedkeuring aan een aangepast concept ter vervanging van Kerstmarkt Beerse, namelijk Kerstterras Beerse. Dit brengt verschillende wijzigingen met zich mee in het huishoudelijk reglement.
Voor de organisatie van een evenement van deze omvang is het nodig dat er afspraken worden vastgelegd tussen de deelnemers en het lokaal bestuur als organisator.
Mevrouw Isabelle Druyts, schepen van Vaart, geeft toelichting bij dit agendapunt.
Fractie N-VA zal zich onthouden: Het vroegere concept was beter en was een succes.
KB van 24 september 2006 betreffende de uitoefening en organisatie van ambulante activiteiten.
Hoofdstuk II van afdeling III uit het Uniform Gemeentelijk Politiereglement over de verkoop van producten of diensten met niet-commercieel karakter.
Hoofdstuk V van afdeling III uit het Uniform Gemeentelijk Politiereglement over de verkoop in het kader van manifestaties ter bevordering van de lokale handel of ter bevordering van het leven in de gemeente.
ORGANISATIE
Het gemeentebestuur organiseert jaarlijks een kerstterras. Het college van burgemeester en schepenen bepaalt de data, de plaats en de openingsuren.
Het kerstterras is een manifestatie ter bevordering van het leven in de gemeente zoals bepaald in artikel 9 van het KB van 24 september 2006 betreffende de uitoefening en organisatie van ambulante activiteiten. Zoals bepaald in artikelen 7 en 9 van dit KB mogen aan zulke manifestatie deelnemen:
Uitbating van het kerstterras kan ook in het kader van goede doel-acties georganiseerd door zowel particulieren, handelaars als verenigingen. Deelnemers ‘goed doel’ kunnen onder volgende voorwaarde een openingsdag toegewezen krijgen:
Artikel 2 – INSCHRIJVINGSPROCEDURE
De kandidaat-deelnemer kan zich jaarlijks tussen 1 september en 15 oktober inschrijven via het e-formulier op www.beerse.be met de mogelijkheid om voorkeursdata voor uitbating door te geven.
De gemeentelijke administratie beoordeelt de inschrijvingen en stelt een deelnemerslijst en planning op.
Dit wordt eind oktober ter goedkeuring voorgelegd aan het college van burgemeester en schepenen.
De deelnemers worden verdeeld in volgende categorieën:
Inschrijvingen die niet meteen kunnen worden toegekend, worden op een wachtlijst verzameld.
Indien er niet voldoende inschrijvingen zijn om de periode van minimaal 2, maximaal 3 weken te vullen zal de inschrijvingsperiode verlengd worden.
In november zal er, indien nodig, nog een tweede toekenningsronde plaatsvinden.
Bij de toekenning van een openingsdag ontvangt de kandidaat-deelnemer een factuur. De inschrijving is pas definitief na volledige betaling van de retributie binnen de wettelijke betalingstermijn.
Kosteloos annuleren kan enkel door binnen de 15 dagen volgend op de factuurdatum de organisatie schriftelijk van de niet-deelname op de hoogte te brengen via vaart@beerse.be.
Facturen die niet binnen deze termijn geannuleerd worden, blijven betaalbaar en reeds betaalde facturen worden niet terugbetaald indien ze niet binnen deze termijn geannuleerd worden.
Het is aan de organisatie of persoon aan wie de openingsdag is toegewezen uitdrukkelijk verboden deze over te dragen of aan derden rechten te verlenen, van welke aard ook, in verband met de openingsdag. Deelnemers die in onderling akkoord van openingsdag willen wisselen, kunnen dit enkel na voorafgaandelijke toelating van de gemeentelijke administratie.
Tweede deel van november organiseert de gemeentelijke administratie een deelnemersoverleg waarop de belangrijkste afspraken worden overlopen.
Artikel 3 - INFRASTRUCTUUR
3.1 Gebruik chalet
De deelnemers aan het kerstterras baten dit uit vanuit een chalet die door de gemeente ter beschikking gesteld wordt. De inrichting van deze chalet wordt voorzien door het lokaal bestuur.
De deelnemers laten na de openingsdag deze chalet keerzuiver achter.
Het is de deelnemers verboden om:
Elke schade die tijdens het kerstterras aan het chalet ontstaat, dient de gebruiker onmiddellijk te melden aan de organisatie. De aansprakelijkheid staat beschreven in artikel 8 van dit reglement.
3.2 Water- en elektriciteitsaansluiting
De deelnemers krijgen tijdens de openingsuren van het kerstterras toegang tot het gemeentelijk elektriciteitsnet en wateraftappunt.
Indien een deelnemer een extra aansluitpunt op het elektriciteitsnetwerk nodig heeft, bv. voor de verkoop van voeding of extra activiteit, dient dit vooraf schriftelijk doorgegeven te worden.
Er kan dan gebruik gemaakt worden van een aansluitpunt van 10A, waarop met max. 2300 watt aan toestellen kan aansluiten.
De deelnemers voorzien dan zelf voldoende gekeurde verlengkabels en CE-koppelstukken om op marktkast aan te sluiten. Enkel toestellen voorzien van een CE en/of CEBEC-label mogen op het elektriciteitsnetwerk worden aangesloten.
3.3 Sanitair
De organisatie voorziet voldoende en rolstoeltoegankelijk sanitair in de nabije omgeving van het kerstterras.
Artikel 4 – AANKLEDING EN RANDANIMATIE
De organisatie zorgt voor de aankleding van de chalet en terraszone.
Er worden in de terraszone voldoende zit- en stamogelijkheden voor bezoekers voorzien.
Er wordt een geluidsinstallatie voorzien zodat er sfeermuziek kan afgespeeld worden.
Het is de deelnemers daarom niet toegelaten om:
Artikel 5 - AANBOD
Er zal een vast drankenaanbod voorzien worden aan vooraf vastgelegde prijzen, goedgekeurd door het college van schepenen en burgemeester.
Deelnemers mogen dit aanbod enkel aanvullen met voeding, mits aangevraagd bij inschrijving. De verantwoordelijkheid i.v.m. de noodzakelijke toelatingen voor de verkoop van voeding ligt bij de uitbatende vereniging.
5.1 Schenken van alcohol
Om sterke dranken te schenken, dit zijn dranken met een effectief alcoholvolumegehalte van meer dan 22%, is het noodzakelijk om bijkomende gegevens van deelnemers te verzamelen zodat er een machtiging kan afgeleverd worden.
Deze dranken maken deel uit van het vastgelegde drankenaanbod, bij gevolg zal de gemeentelijke administratie de deelnemers hierover contacteren.
Onder “sterke drank” wordt verstaan gedestilleerde drank met een alcoholgehalte van meer dan 1,2% of gegiste drank van meer dan 22% - Artikel 16 van de wet van 7 januari 1998 betreffende de structuur en de accijnstarieven op alcohol en alcoholhoudende dranken. Voorbeelden zijn alcoholpops, wodka, whisky, gin, jenever, likeur, cognac, … en cocktails op basis hiervan.
Deelnemers zijn verplicht om zich te houden aan de wetgeving die bepaalt dat aan personen jonger dan 16 jaar geen alcohol mag geschonken worden en aan personen jonger dan 18 jaar geen sterke drank.
Artikel 6 - LADEN, LOSSEN EN PARKEREN
Laden en lossen kan ten vroegste 1 uur tot maximaal 15 minuten voor aanvang van het kerstterras. Voertuigen mogen gedurende deze tijd enkel plaatsnemen op de daarvoor voorziene zone en dienen onmiddellijk na het lossen van de terraszone verwijderd te worden.
Om bezoekers niet te hinderen, mogen voertuigen niet eerder dan het einduur van het kerstterras op de terraszone gereden worden.
Voertuigen van de deelnemers moeten reglementair worden geparkeerd.
Artikel 7 - AFVAL
De deelnemers mogen het afval dat voortkomt uit hun deelname aan het kerstterras deponeren in de grote afvalcontainers voor restafval en glas. Papier en karton wordt door de deelnemers zelf afgevoerd.
Daarnaast voorziet de organisatie op een aantal strategische plaatsen een rolcontainer voor afval van bezoekers, deze dienen tijdig door de deelnemers geledigd te worden.
Deelnemers die eten in wegwerpmateriaal aanbieden, zijn verplicht om aan de regelgeving omtrent herbruikbaar cateringmateriaal te voldoen.
Artikel 8 - BEWAKING EN AANSPRAKELIJKHEID
Er wordt vanuit de organisatie geen bewaking voorzien. Daarom wordt het de deelnemers aangeraden om kostbare voorwerpen en geld niet onbewaakt in de chalet te laten. Deelnemers die eigen materiaal in de chalet willen plaatsen, zijn te allen tijde zelf verantwoordelijk voor hun materiaal.
Het gemeentebestuur sluit een brandverzekering af voor de infrastructuur van het kerstterras. De deelnemers zijn echter aansprakelijk voor schade die door hemzelf aan de infrastructuur wordt toegebracht.
Het gemeentebestuur raadt de deelnemers aan om de nodige verzekeringen af te sluiten die de risico’s dekken die kunnen voorvallen bij deelname aan dit evenement.
Artikel 9 - WINSTVERDELING
De uitbating van het kerstterras, met uitzondering van het openingsweekend, zal gebeuren volgens het solidariteitsprincipe.
De totale winst zal gedeeld worden door het aantal openingsdagen van het kerstterras en als volgt uitbetaald worden aan de deelnemers, rekening houdend met het aantal openingsdagen per deelnemer.
Artikel 10 - NIET-NALEVEN REGLEMENT
In geval van meerdere vaststellingen inzake het niet-naleven van het reglement, kan het college van burgemeester en schepenen beslissen om deze kandidaat niet meer toe te laten op de volgende edities van het kerstterras.
Artikel 11 - OVERGANGSMAATREGELEN
Het huishoudelijk reglement Kerstmarkt Beerse, goedgekeurd door de gemeenteraad op 29 augustus 2019, wordt opgeheven.