2021_GR_00171 - Subsidies Jeugd - Subsidiereglement Kinderen -en jongerenbegroting - Goedkeuring

Doel en algemene omkadering

Binnen de perken van de in het meerjarenplan voorziene kredieten, wordt een gemeentelijke subsidie voor de kinderen -en jongerenbegroting verleend volgens de normen en voorwaarden zoals hierna vastgesteld. Deze subsidie wordt verleend teneinde overheidsparticipatie, burgerinitiatieven en co-creatie op wijk- en gemeenteniveau te stimuleren bij kinderen en jongeren tussen 10 en 25 jaar. Het kan gaan om tijdelijke initiatieven of projecten met een langdurig of duurzaam karakter.

Waar mogelijk stimuleert het lokaal bestuur samenwerkingen en verbindingen tussen jongeren onderling of het georganiseerd jeugdwerk in Beerse.

Artikel 2

Doelgroep en toepassingsgebied

Volgende personen en rechtspersonen komen in aanmerking:

• Natuurlijke meerderjarige personen gedomicilieerd in Beerse tot en met de leeftijd van 25 jaar;
• Jongeren tussen 12 en 25 jaar gedomicilieerd in Beerse. Minderjarigen die een voorstel indienen moeten goedkeuring van een wettelijke vertegenwoordiger kunnen aantonen.
• Kinderen die aangesloten zijn bij de kindergemeenteraad “De Kidsclub” en in deze werking een voorstel indienen, mits begeleiding door een medewerker van het lokaal bestuur Beerse;
• Feitelijke verenigingen van natuurlijke personen waarvan minstens een meerderheid van de leden gedomicilieerd is in Beerse en waarbij een deel van de activiteiten op het grondgebied van de gemeente Beerse plaatsvindt. De vereniging richt zich uitdrukkelijk op kinderen en jongeren van Beerse. De meerderheid van de leden jonger is dan 26 jaar.
• Vzw’s met maximaal 2,0 VTE met hun maatschappelijke zetel in Beerse of waarvan de activiteiten op het grondgebied van Beerse plaatsvindt, en die zich uitdrukkelijk richt op kinderen en jongeren van Beerse en waarvan de meerderheid van de leden jonger is dan 26 jaar.
• Een jeugdhuis, georganiseerd als vzw en binnen de gemeente Beerse erkend als jeugdvereniging kan, mits akkoord van de projectindiener(s), optreden als rechtspersoon om de projectindiener(s) bij te staan in de praktische uitwerking van het project, coaching, en het beheer van de verkregen middelen. Het coachingtraject door een jeugdmedewerker van VAART, zoals opgenomen in dit reglement blijft als voorwaarde tot deelname gelden. Afspraken worden in een aparte overeenkomst opgenomen.

Voor de subsidie komen in aanmerking:

• Niet-commerciële projectvoorstellen die 
  1. bijdragen aan het algemeen belang voor kinderen en jongeren;
  2. en bereikbaar zijn voor kinderen en/of jongeren van Beerse.
• Projectvoorstellen die kaderen binnen de volgende categorieën:
  1. Cultuurbeleving door kinderen en/of jongeren;
  2. Ontmoeting tussen kinderen en/of jongeren;
  3. Sportieve initiatieven voor kinderen en/of jongeren;
  4. Creatieve initiatieven voor kinderen en/of jongeren;
  5. Vormende of informerende initiatieven voor kinderen en/of jongeren;
  6. Initiatieven met een maatschappelijk of sociaal karakter, gericht op kinderen en/of jongeren;
  7. Initiatieven die kaderen binnen het thema circulaire economie of ecologisch bewustzijn creëren bij kinderen en/of jongeren
  8. Vernieuwende ideeën, gericht op kinderen en/of jongeren

Voor de subsidies komen niet in aanmerking:

• Projectvoorstellen met een puur commerciële doelstelling;
• Projectvoorstellen die zich afspelen in de privésfeer;
• Projectvoorstellen van professionele organisaties met meer dan 2,0 VTE;
• Projectvoorstellen met een uitgesproken religieus, ideologisch of politiek karakter;
• Projectvoorstellen waarvoor al volledig of gedeeltelijk financiering is voorzien in de meerjarenbegroting van de gemeente Beerse.
• Projectvoorstellen van jongeren die zetelen in de jury, zoals vermeld in artikel 5 van dit regelement;
• Projectvoorstellen die onder de reguliere werking van de projectindiener vallen, al dan niet gesubsidieerd door de gemeente. 
• Projectvoorstellen van verenigingen waarvan de meerderheid van bestuursleden ouder is dan 26 jaar.

Met volgende uitzondering:

• Een jeugdhuiswerking kan wel meewerken aan een project dat onder de reguliere werking valt, maar enkel als de projectaanvraag kwam vanuit (een) individuele jongere(n) die op het moment van indienen (nog) geen lid van de jeughuiswerking was/waren. De mogelijkheid van ondersteuning door het jeugdhuis wordt in dat geval geïnitieerd door de jongerencoaches van VAART.

Artikel 3

Voorwaarden

De gemeente Beerse verleent de subsidie onder de volgende voorwaarden:

• Het project moet uitgevoerd worden in Beerse (postcode 2340) of zich specifiek richten op jonge inwoners van Beerse. 
• De uitvoering is realiseerbaar binnen de 12 maanden na selectie van het project.
• Het project is gericht op kinderen en/of jongeren van Beerse.
• Wanneer het gaat om een tijdelijke organisatie, zoals een evenement, lezing, workshop, tentoonstelling, enzovoort moet deze openbaar toegankelijk zijn. Hetzij met vrije inloop, hetzij via een systeem van inschrijvingen, maar zonder uitsluiting van kinderen en/of jongeren. Het openbaar karakter moet aantoonbaar zijn.
• Een project mag zich wel richten op kinderen of jongeren met een specifieke gedeelde interesse, maar ook dan moet de communicatie breed worden gevoerd en mogen kandidaat deelnemers niet worden uitgesloten.
• Een project mag zich, mits duidelijk geargumenteerd, richten op een vastgestelde leeftijdsgroep, omwille van de aard van de activiteit of het wettelijke kader.
• Projecten met een permanent karakter, die een subsidie hebben ontvangen binnen dit reglement worden geacht op eigen kracht of met ondersteuning van derden verder te worden gezet. Het verkrijgen van deze subsidie geeft geen recht op verdere ondersteuning.
• Dit reglement behandelt enkel de financiële steun en het coachingtraject van maximum 12 maanden door een jongerencoach van VAART. Elk initiatief, tijdelijk en/of permanent, moet daarnaast voldoen aan alle wettelijke bepalingen die van toepassing zijn bij de uitvoering ervan. Het bekomen van deze subsidie geeft geen enkel voordeel bij het doorlopen van lokale of bovenlokale procedures, vergunningen of toelatingen. Het toekennen van deze subsidie garandeert wel opvolging en coaching door jeugdmedewerkers van VAART.
• Doorheen het volledige traject, zijnde vanaf de kandidaatstelling tot en met de uitvoering van het project, aanvaardt de projectindiener coaching door medewerkers van Lokaal bestuur Beerse en/of externe experts.
• Projecten kunnen doorheen het volledige proces worden vermeld in persberichten of externe communicatie van Lokaal bestuur Beerse.
• Bij de uitwerking van projecten moet duidelijk worden gemaakt dat de realisatie gebeurt met steun van Lokaal bestuur Beerse.

Artikel 4

Subsidiebedrag en betalingsmodaliteiten

• Het bedrag van de subsidie bedraagt minimum honderd euro en maximum tienduizend euro (inclusief btw) per project.
• Alle directe kosten die noodzakelijk zijn om het project uit te voeren kunnen in aanmerking komen voor de subsidie. Het gaat hier om kosten die rechtstreeks en uitsluitend gelinkt zijn aan het project. 
• Wat de aankoop van (waardevolle roerende en/of onroerende) goederen en eventuele andere specifieke kosten betreft, kunnen er concrete afspraken vastgelegd worden in de overeenkomst die wordt afgesloten met de gemeente voor de projecten die geselecteerd worden ter realisatie.
• Cofinanciering is toegelaten tenzij de andere subsidieverstrekker(s) dit uitsluiten en op voorwaarde dat de indiener hierover transparant communiceert, zowel bij de projectaanvraag, als tijdens het project en bij de afrekening.
• Dubbelfinanciering is niet toegelaten: de totaliteit aan gelden via financiering mag de kosten verbonden aan de realisatie van het project niet overschrijden. Indien dat wel het geval is, zal de gemeente het saldo van de subsidie niet uitbetalen en/of het betaalde teveel terugvorderen. Verenigingen mogen de binnen dit project gemaakte en gesubsidieerde kosten niet inbrengen via andere subsidiekanalen, tenzij via een verdeelsleutel die vooraf is goedgekeurd.
• Indien het project na de gesubsidieerde periode niet wordt verdergezet en er een positief saldo rest, zullen deze gelden aan de gemeente overgemaakt worden. In geval van cofinanciering zal er een verdeling van het saldo gebeuren in verhouding tot de uitbetaalde subsidies
• De bedragen die geïnd worden via financiering of via enige onkostenvergoeding voor eventuele diensten en/of producten die men via het project aanbiedt, mogen enkel dienen voor de realisatie en eventuele verderzetting van het project, mits afgesproken met Lokaal bestuur Beerse. Er mag geen sprake zijn van verrijking van de indiener en/of deelnemers aan het project.
• Uitbetaling gebeurt altijd na een goedgekeurd collegebesluit, waarin wordt vermeld of het om een voorschot gaat of uitbetaling gebeurt op vertoon van betalingsbewijzen. 
• Wanneer het gaat om aankopen met een permanent karakter op openbaar terrein gebeurt de aankoop rechtstreeks tussen gemeente en leverancier.
• Wanneer de aanvrager eventuele opbrengsten wil gebruiken voor een verderzetting van een project moeten deze gelden worden ondergebracht op rekening van een feitelijke vereniging of vzw, die de initiële doelstellingen van het goedgekeurde project als doel heeft.  

Om de betaling van eventuele goedgekeurde budgetten vlot te laten verlopen dienen de projectindieners te beschikken over één van volgende opties:

Meerderjarigen: 

• Een rekening op naam van de rechtspersoon;
• Een rekening op naam van een feitelijke vereniging of vzw.
• Een rekening op naam van een jeugdhuis, zoals bepaald in artikel 2 van dit reglement. Het jeugdhuis ontvangt dan de subsidie.

Minderjarigen:

• Een rekening op naam van een jeugdhuis, zoals bepaald in artikel 2 van dit reglement. Het jeugdhuis ontvangt dan de subsidie.
• Een rekening op naam van een voogd of ouder van (een van de) projectindiener(s).

De projectindiener, zijn meerderjarige vertegenwoordiger of de vereniging die hem vertegenwoordigt verbindt zich ertoe Lokaal bestuur Beerse onmiddellijk schriftelijk op de hoogte te brengen van iedere wijziging van het post- of bankrekeningnummer.

Artikel 5

Jury

De jury, die verantwoordelijk is voor het selecteren van projecten en het verdelen van de financiële middelen, bestaat uit minstens 4 en maximum 6 leden, waarvan de helft zetelt in het dagelijks bestuur van jeugdraad Beerse-Vlimmeren, of een door de jeugdraad goedgekeurde afvaardiging. De andere helft is samengesteld uit leden van het college van burgemeester en schepenen van de gemeente Beerse en/of externen verbonden aan een organisatie met expertise in jeugdwerk en/of jeugdbeleid.

Artikel 6

Trajectverloop

De exacte timing om een projectvoorstel in te dienen wordt per lanceringsoproep vastgelegd en bekendgemaakt door het college van burgemeester en schepenen en via verschillende kanalen bekend gemaakt aan de inwoners van Beerse en Vlimmeren.

Het coachingtraject loopt samen met een schooljaar. Uitvoering en financiering van de acties gebeurt in het kalenderjaar na de projectoproep. 

Artikel 6.1

Indienen van projectvoorstellen via de kindergemeenteraad

Kinderen die zetelen in de kinderraad “Kidsclub” doorlopen een apart traject, onder begeleiding van de coach aanbod jeugd van VAART, dat bestaat uit volgende fases, en dat kan worden gewijzigd naargelang de gekozen projecten:

• Themabepaling waarbij wordt gestreefd naar inspraak van zoveel mogelijk kinderen van 6 tot en met 14 jaar;
• Brainstorm over mogelijke acties die passen bij het gekozen thema;
• Uitwerking van de actie(s) en voorbereiding op het jurymoment, eventueel met ondersteuning van een expert (intern of extern);
• Wanneer duidelijk is dat een gemeentelijke dienst belast of betrokken moet worden bij de uitvoering van een projectvoorstel, wordt er in deze fase al onderzocht of dat mogelijk is binnen de voorgestelde vorm en timing. Zo kan er eventueel al worden bijgestuurd of gezocht worden naar haalbare aanpassingen en/of een externe organisatie.
• Voorstellen van de actie(s) op het jurymoment, zoals beschreven in artikel 6.6.

Artikel 6.2

Projectvoorstellen van jongeren van 12 tot en met 25 jaar

Ideeën of projectvoorstellen kunnen op een online platform ingediend worden via het daartoe voorziene aanvraagformulier met verplichte en indicatieve velden.

Artikel 6.3 

Ontvankelijkheidstoets

De jongerencoaches van VAART bekijken de aanvraag en toetsen deze af aan het reglement. Via feedback krijgt de projectaanvrager nog mogelijkheid om het projectvoorstel aan te passen. Wanneer het projectvoorstel voldoet aan het reglement wordt het ontvankelijk beschouwd.

• Wanneer duidelijk is dat een gemeentelijke dienst belast of betrokken moet worden bij de uitvoering van een projectvoorstel, wordt er in deze fase al onderzocht of dat mogelijk is binnen de voorgestelde vorm en timing. Zo kan er eventueel al worden bijgestuurd of gezocht worden naar haalbare aanpassingen en/of een externe organisatie. De projectindiener is dan vrij om met dit advies verder aan de slag te gaan.
• Een lijst van ontvankelijke projectvoorstellen wordt voorgelegd aan het college van burgemeester en schepenen.
• Binnen de 7 werkdagen nadat het idee of projectvoorstel ontvankelijk verklaard wordt, worden de projectindieners schriftelijk op de hoogte gebracht van de ontvankelijkheid samen met het verdere verloop van de procedure.

Artikel 6.4

Uitwerkings- en ondersteuningsfase

Projectindieners werken het idee of projectvoorstel verder uit. Het project krijgt vorm waarbij inhoud, timing, budget en samenwerkingen geconcretiseerd worden. 

Ondersteuning is op maat van de projectindiener en kan beperkt of intensief zijn.

Projecten die inhoudelijk gelijkaardig zijn of elkaar kunnen versterken worden gestimuleerd om samen één project uit te werken. 

Deelname aan het project vraagt minimaal de volgende acties:

• Een verkennend gesprek met een jongerencoach van VAART, waarbij het traject wordt overlopen en de projectaanvraag samen wordt bekeken. De projectaanvrager krijgt feedback over het project.
• Deelname aan de georganiseerde workshops en ontmoetingen tussen de verschillende projectindieners, zoals opgesomd bij de bekendmaking van het project.
• Als er verwachtingen zijn naar gemeentelijke diensten gaat de jongeren met deze dienst(en) in overleg en wordt een duidelijk afsprakenkader gemaakt, ondersteund door de jongerencoaches van VAART.
• Het voorstellen van het project aan de jury op het pitch-evenement, zoals beschreven in artikel 6.6 . 

Artikel 6.5 

Finaal advies en definitieve indiening projectvoorstellen

De jongerencoaches van VAART gaan na of het projectvoorstel nog steeds voldoet aan het reglement en geeft de projectaanvragers een laatste advies, indien nodig.

De projectindiener dient voor de gecommuniceerde datum het definitieve project in op het online platform, dat openbaar te bekijken is en waar jongeren feedback kunnen geven. 

De projectindiener ontvangt een schriftelijke ontvangstmelding binnen de 7 werkdagen na de indiening met vermelding van het verdere verloop van de procedure.

Een lijst van ingediende projectvoorstellen wordt voorgelegd aan het college van burgemeester en schepenen en het dagelijks bestuur van de jeugdraad.

Artikel 6.6

Voorstelling van de projecten aan burgers en de jury

Alle indieners van een project, dus een delegatie van de kindergemeenteraad, individuele jongeren en groepen die een projectvoorstel hebben, komen samen op het pitchmoment, dat wordt georganiseerd op een fysieke locatie. 

De ingediende projecten worden voorgesteld:

• Door een infostand te plaatsen waar het project wordt toegelicht, en waar vragen kunnen worden gesteld door bezoekers en de juryleden. De invulling is vrij te bepalen door de projectindiener, maar moet wel duidelijkheid geven over het gevraagde budget, doeleinden en timing. 
• Tijdens een elevator-pitch waarbij elk projectindiener maximum 4 minuten tijd krijgt om het project voor te stellen, live of tijdens een vooraf opgenomen video. Doel is de maatschappelijke meerwaarde voor kinderen en jongeren in Beerse en Vlimmeren te benoemen. 

Elk jurylid vult een vooraf opgesteld juryrapport in per ingediend project waarbij punten worden verdeeld. Zo krijgt elk project een zo objectief mogelijke totaalscore.

Artikel 6.7

Selectiemechanisme

Wanneer het totaal van de voorgestelde budgetten het totale te verdelen bedrag van veertigduizend euro niet overschrijdt, worden alle ingediende projecten geselecteerd en kan elk project rekenen op financiële tegemoetkoming voor het bedrag zoals opgenomen in de projectvoorstellen.

Wanneer het totaal van de voorgestelde budgetten het totale te verdelen bedrag van veertigduizend euro overschrijdt, vindt er een selectie plaats volgens een watervalsysteem:

1. Eén projectvoorstel van de kindergemeenteraad wordt altijd weerhouden. Als de kindergemeenteraad meer dan één projectvoorstel deed, wordt het projectvoorstel met de hoogste juryscore weerhouden;
2. Om kleinere projectaanvragen, die omwille van de lagere maatschappelijke impact mogelijks lager scoren in het juryrapport een kans te geven, worden er tot drie projecten geselecteerd waarbij de aanvrager minder dan 1000 euro vraagt. Als er meer dan drie projectaanvragen met een lager voorzien budget dan 1000 euro zijn, worden de drie projectaanvragen met de hoogste juryscore gekozen. Kleinere projecten ingediend door de kindergemeenteraad worden in deze fase niet weerhouden.
3. Alle resterende projecten worden in volgorde van juryscore, hoog naar laag, in een lijst geplaatst. De projecten met de hoogste score worden weerhouden, binnen de resterende budgetten. Een project kan enkel worden weerhouden als het volledige aangevraagde bedrag beschikbaar is.  
4. In het geval dat het restbedrag niet voldoende is om een project te financieren dat volgens het watervalsysteem het volgende te selecteren project zou zijn:
   1. Kan de projectindiener ervoor kiezen om met dit bedrag aan te slag te gaan en bijkomende fondsen te zoeken. De jury oordeelt dan in samenspraak met de jongerencoaches van VAART of dit een haalbare optie is.
   2. Kan een jeugdhuiswerking voorstellen om het project te ondersteunen en eigen middelen inzetten en/of mee zoeken naar andere fondsen. Het jeugdhuis engageert zich dan wel om het uitgewerkte project mee te organiseren en de projectindiener engageert zich om samen te werken met de jeughuiswerking.
   3. Kan de projectindiener en/of de jury beslissen om het project niet te weerhouden. Er wordt dan telkens gekeken naar het volgende project in het watervalsysteem, dat ofwel past binnen het beschikbare restbudget, ofwel via voorwaarden 4a of 4b kan worden aangevat.

Het college van burgemeester en schepenen neemt kennis van de lijst van projecten die geselecteerd werden om gerealiseerd te worden en keurt deze goed, voor zover er voldaan is aan alle voorwaarden van het reglement.
Het college van burgemeester en schepenen keurt de af te sluiten overeenkomsten m.b.t. de geselecteerde projecten tussen de gemeente en de indiener goed.

Artikel 7

Bekendmaking en uitbetaling voorschotten

De projectindieners van de geselecteerde projecten worden schriftelijk verwittigd. 

Projectindieners, die vanuit het schepencollege goedkeuring hebben gekregen om zelf de verkregen subsidie deels of volledig te beheren, krijgen na ondertekening van een overeenkomst een voorschot uitbetaald.

Artikel 8

Overschotten

Binnen dit reglement is een maximum van veertigduizend euro te verdelen over minstens 4 projecten. Wanneer er minder projecten worden weerhouden worden zal het restbedrag niet worden aangewend.

Weerhouden initiatieven die winsten hebben gemaakt en het project niet verderzetten of vooraf gemaakte afspraken niet nakomen storten dit bedrag integraal terug op de rekening van Lokaal bestuur Beerse.

Artikel 9

Uitvoering

De projectindieners waaraan een budget wordt toegekend, worden verwacht het volledige project uit te voeren in 2022.

De opvolging van de uitvoering van de projecten gebeurt door de jongerencoaches van VAART, die mogelijks andere collega’s en diensten betrekken. 

Indien zich een geval van overmacht voordoet dat gevolgen met zich meebrengt voor de realisatie van het project, zal er door overleg tussen het lokaal bestuur en de indieners worden vastgelegd hoe de uit deze situatie voortvloeiende gevolgen zullen worden beperkt. De termijn van uitvoering kan desgevallend eventueel verlengd worden door het college van burgemeester en schepenen.

Artikel 10

Controle

Het college van burgemeester en schepenen kan eenzijdig de juistheid van de verstrekte gegevens laten onderzoeken. In het kader hiervan is de organisatie verplicht om de medewerkers van het gemeentebestuur inzage te verlenen in alle betreffende documenten en hen alle toelichtende informatie te verstrekken.

Indien aan één van de voorwaarden, gesteld in dit reglement, niet meer wordt voldaan, kan de toegekende subsidie ingetrokken of teruggevorderd worden door het college van burgemeester en schepenen. Bij elke terugvordering wordt de subsidieontvanger aansprakelijk gesteld voor de met de terugvordering verband houdende kosten. Elk bedrog, poging tot bedrog of overtreding van dit reglement zal eveneens kunnen leiden tot gehele of gedeeltelijke intrekking of terugvordering van de subsidie door het college van burgemeester of schepenen.

Artikel 11

Inwerkingtreding

Dit reglement treedt in werking op 1 januari 2022.

Artikel 12

Aanvaarding reglement

Door zijn deelname aan de kinderen- en jongerenbegroting aanvaardt de deelnemer dit reglement.