Hoofdstuk VIII van de rechtspositieregelingen voor het gemeente- en OCMW personeel inzake de evaluatie tijdens de loopbaan werd herwerkt.
De heer Hans Woestenborghs, schepen van personeel en organisatie, geeft toelichting bij dit agendapunt.
Artikel 186 §1 van het decreet lokaal bestuur van 22 december 2017 bepaalt dat de gemeenteraad de rechtspositieregeling van het gemeentepersoneel vaststelt.
Het decreet van 13 juli 2012 houdende wijziging van de wet van 10 april 1995 betreffende de herverdeling van de arbeid in de openbare sector en tot opheffing van regelgeving houdende de uitvoering van artikel 14 en 27, § 4, van dezelfde wet.
Het besluit van de Vlaamse Regering van 7 december 2007 houdende de minimale voorwaarden voor de personeelsformatie, de rechtspositieregeling en het mandaatstelsel van het gemeentepersoneel en het provinciepersoneel en houdende enkele bepalingen betreffende de rechtspositie van de secretaris en ontvanger van de openbare centra voor maatschappelijk welzijn.
Het besluit van de Vlaamse Regering van 23 november 2012 tot wijziging van het besluit van de Vlaamse Regering van 7 december 2007 houdende de minimale voorwaarden voor de personeelsformatie, de rechtspositieregeling en het mandaatstelsel van het gemeentepersoneel en het provinciepersoneel en houdende enkele bepalingen betreffende de rechtspositie van de secretaris en de ontvanger van de openbare centra voor maatschappelijk welzijn.
De gemeenteraad keurde op 25 juni 2009 de rechtspositieregeling voor het gemeentepersoneel goed die daarna verschillende keren gewijzigd werd. De laatste wijziging dateert van 29 juni 2017.
Momenteel ligt een aanpassing voor rond het systeem van feedback en evaluatie die past in de visie van de gezamenlijke organisatie en duurzaam werken.
De Gemeenteraad keurt eenparig het volgende besluit goed.
'Hoofdstuk VIII. De evaluatie tijdens de loopbaan' wordt aangepast als volgt:
Hoofdstuk VIII. De evaluatie tijdens de loopbaan
Afdeling I. Algemene bepalingen
Art. 53. Dit Hoofdstuk is van toepassing op de vast benoemde statutaire personeelsleden en op de contractuele personeelsleden, onverminderd de bepalingen van de wet van 3 juli 1978 betreffende de arbeidsovereenkomsten.
Afdeling V van dit Hoofdstuk is specifiek en enkel van toepassing op de evaluatie van de algemeen directeur en de financieel directeur.
Art. 54 De personeelsleden hebben recht op opvolging en feedback, al dan niet door middel van een evaluatie, over hun wijze van functioneren. De personeelsleden worden opgevolgd en, in voorkomend geval, geëvalueerd op ambtelijk niveau.
Afdeling II. Opvolging en feedback in een klimaat van ‘waarderen en betrokken confronteren’
Art. 55. Het personeelslid krijgt informele feedback over zijn manier van functioneren.
Informele concrete feedback op dagelijkse basis: waarderen en betrokken confronteren
Ieder personeelslid (zowel leidinggevend als niet-leidinggevend) wordt aangespoord om zoveel mogelijk spontane, positieve feedback te uiten, om collega’s aan te moedigen en een veilig psychologisch klimaat van vertrouwen en betrokkenheid te creëren.
Wie een collega wil confronteren met bepaalde feiten of gedragingen doet dit zo snel mogelijk volgend op de aanleiding. Deze confrontatie gebeurt steeds op een respectvolle wijze. Dit houdt o.m. in dat naderhand op het gesprek wordt teruggekomen om een inschatting te kunnen maken van hoe die feedback werd ontvangen door de medewerker en welk gevolg hij eraan zal geven.
Informele feedback in een ruimer kader: zinergiegesprek
Onder zinergiegesprek wordt verstaan: een gesprek waarvoor voldoende ruimte en tijd wordt genomen, los van het dagelijks werk, met het oog op het verhogen van iemands energie en voldoening op het werk.
Het gaat om een dialoog tussen het personeelslid en de rechtstreekse leidinggevende of, indien het personeelslid deel uitmaakt van een zelfsturend team, tussen het personeelslid en zijn collega’s,
Hierbij kunnen diverse thema’s aan bod komen: inhoud van de functie, taken en opdrachten; psychosociaal welbevinden; samenwerking met leidinggevende, beleid, collega’s, team, andere diensten; werkomstandigheden; competenties en talenten; energiegevers en – vreters; loopbaanperspectief, ambities…
Het zinergiegesprek is een tweerichtingsgesprek op gelijk niveau. Zowel het personeelslid als zijn collega’s of zijn leidinggevende brengen te bespreken punten aan.
Het zinergiegesprek vindt plaats op vraag van het personeelslid of zijn rechtstreekse leidinggevende of, indien het personeelslid deel uitmaakt van een zelfsturend team: op vraag van zijn collega’s.
Onder rechtstreeks leidinggevende dient te worden verstaan: de hiërarchisch meerdere van het personeelslid. Mits goedkeuring van het hoofd van het personeel kan een ander personeelslid dan deze hierboven vermelde zinergiegesprekken houden of kunnen andere leidinggevenden bij het gesprek aanwezig zijn als het personeelslid of de rechtstreeks leidinggevende daar uitdrukkelijk om verzoekt.
Op uitdrukkelijke vraag van de rechtstreeks leidinggevende of van het personeelslid kan van het zinergiegesprek een verslag worden opgemaakt.
Art. 56. Er is per kalenderjaar minstens één zinergiegesprek.
Art. 57. Concrete feiten en gedragingen die een uitgesproken negatieve weerslag kunnen hebben op het functioneren van het personeelslid (bv. werkweigering, …) worden geregistreerd in een formele nota die aan het personeelslid wordt voorgelegd en die toegevoegd wordt aan zijn personeelsdossier.
Zowel het personeelslid als zijn leidinggevende ondertekenen de nota en krijgen er een exemplaar van. Indien het personeelslid weigert de nota te ondertekenen, wordt het aangetekend opgestuurd.
Afdeling III. Evaluatieprocedure ingeval van manifest disfunctioneren
Art. 58. - Knipperlichtgesprek.
Als het functioneren van het personeelslid, ondanks de permanente en gerichte opvolging en feedback, niet aan de afgesproken verwachtingen voldoet, nodigt de leidinggevende het personeelslid uit voor een knipperlichtgesprek, dat als een officiële verwittiging geldt.
Van dit knipperlichtgesprek wordt een verslag gemaakt.
Zowel het personeelslid als zijn leidinggevende ondertekenen het verslag en krijgen er een exemplaar van.
Het personeelslid kan opmerkingen toevoegen aan het verslag indien gewenst.
Indien het personeelslid weigert het verslag te ondertekenen, wordt het aangetekend opgestuurd.
Art. 59. - Verbetertraject.
Als, ondanks het knipperlichtgesprek, het functioneren van het personeelslid na een termijn van 6 maanden niet aan de afgesproken verwachtingen voldoet, wordt een verbetertraject opgestart, op voorwaarde dat de opportuniteit ervan bevestigd wordt door de personeelsdienst.
Tijdens het verbetertraject kan het personeelslid, indien gewenst, een beroep doen op interne of externe coaching. Dit wordt aangevraagd via de personeelsdienst.
Art. 60. Het verbetertraject verloopt als volgt:
Startgesprek
De rechtstreeks leidinggevende treedt op als evaluator. Hij nodigt het personeelslid uit voor een startgesprek, waarbij ook een lid van de personeelsdienst aanwezig is.
Zowel de leidinggevende als het personeelslid kan vragen dat er een tweede evaluator mee aanwezig is. Het hoofd van het personeel wijst de evaluator(en) aan op basis van het organogram.
Het startgesprek verloopt volgens het daartoe opgemaakte sjabloon en bespreekt onder meer:
de redenen voor de opstart van het verbetertraject;
het actieplan op maat van het personeelslid, met de concrete afspraken en verbeterdoelen
en de termijn waarbinnen de ontwikkelgesprekken zullen worden opgestart.
Van dit gesprek wordt een startnota gemaakt.
Zowel het personeelslid als de evaluator(en) ondertekenen de startnota en krijgen er een exemplaar van. Indien het personeelslid weigert de startnota te ondertekenen, wordt het aangetekend opgestuurd.
2. Ontwikkelgesprekken
Binnen een termijn van minstens 6 maanden volgend op het startgesprek, houdt de rechtstreeks leidinggevende minstens 3 ontwikkelgesprekken met het personeelslid om de vorderingen van deze laatste binnen het verbetertraject op te volgen. Daarbij is ook telkens een lid van de personeelsdienst aanwezig.
Van elk ontwikkelgesprek wordt een verslag gemaakt.
Zowel het personeelslid als de evaluator(en) ondertekenen het verslag en krijgen er een exemplaar van. Indien het personeelslid weigert het verslag te ondertekenen, wordt het aangetekend opgestuurd. Ook de personeelsdienst ontvangt er een exemplaar van.
Art. 61. [Opgeheven GR 30 juni 2019]
Art. 62. [Opgeheven GR 30 juni 2019]
Art. 63. - Evaluatie.
Het personeelslid wordt, na een termijn van minstens 6 maanden volgend op het startgesprek, vermeld in artikel 60, punt 1, geëvalueerd door minstens één leidinggevende.
Zowel de evaluator als het personeelslid kan vragen dat er een tweede evaluator mee aanwezig is. Het hoofd van het personeel wijst de evaluator(en) aan op basis van het organogram.
De evaluatie wordt uitgevoerd op basis van de te behalen verbeterdoelen, zoals vastgelegd in de startnota, vermeld in artikel 60, punt 1.
De evaluator(en) stel(t)(len) zijn (hun) bevindingen met vermelding van het evaluatieresultaat vast in een kwalitatief beschrijvend evaluatieverslag dat het evaluatieresultaat op afdoende wijze onderbouwt en onderteken(t)(en) dit verslag.
Het personeelslid ontvangt het evaluatieverslag en ondertekent het voor kennisneming. Het personeelslid kan in het evaluatieverslag opmerkingen bij zijn evaluatie formuleren en dient dit binnen de 10 werkdagen na de datum van de kennisneming, ondertekend terug aan zijn evaluator te bezorgen. De evaluator ondertekent eventuele opmerkingen van het personeelslid voor kennisneming en geeft een kopie aan het personeelslid.
Als het personeelslid weigert het evaluatieverslag voor kennisneming te ondertekenen, wordt het verslag aangetekend verzonden. De datum van kennisneming wordt in dit geval bepaald op de derde werkdag na de datum van verzending.
Art. 64. - De evaluatieresultaten.
Het evaluatieresultaat is gunstig of ongunstig.
Art. 65. - Gevolgen van een gunstig evaluatieresultaat.
Voor het personeelslid met een gunstig evaluatieresultaat wordt het verbetertraject stopgezet. Het personeelslid wordt verder opgevolgd en krijgt verder feedback volgens de bepalingen van afdeling II.
Art. 66. - Gevolgen van een ongunstig evaluatieresultaat.
§1. Het personeelslid met een ongunstig evaluatieresultaat heeft geen recht op de volgende salarisschaal van de functionele loopbaan, ook al heeft het personeelslid de vereiste schaalanciënniteit. Het personeelslid krijgt die salarisschaal pas als het een volgende evaluatie afsluit met een gunstig evaluatieresultaat.
§2. Indien er binnen het bestuur een vacature bestaat voor een functie die beter aansluit bij de sterktes van het personeelslid, kan een herplaatsing van het statutaire personeelslid in die functie overwogen worden. Daarbij worden de bepalingen van titel IV van deze rechtspositieregeling gerespecteerd.
§3. Na een 1ste negatieve evaluatie, volgt deel II van het verbetertraject. Deel II bedraagt opnieuw minstens 6 maanden. Ook hier zijn er minstens 3 ontwikkelgesprekken waarin de voortgang van het verbetertraject wordt besproken en waarvan telkens een verslag wordt opgesteld.
§4. Indien de tweede, bijkomende evaluatie opnieuw negatief is, kan de evaluator in zijn evaluatieverslag adviseren om het personeelslid te ontslaan. Dit is slechts mogelijk als tijdens het verbetertraject manifest blijkt dat het personeelslid nog steeds niet voldoet.
Bij 2 negatieve evaluaties op 3 jaar tijd kan de evaluator ook het negatief advies geven dat tot ontslag van het personeelslid kan leiden.
Art. 67. §1. Met uitzondering van het ontslag wegens beroepsongeschiktheid en de ambtshalve herplaatsing beslist de algemeen directeur over het gevolg van de evaluatie. Hij baseert zijn beslissing op het voorstel van de evaluator of de evaluatoren. Het hoofd van het personeel formuleert zelf het gewenste gevolg voor de personeelsleden van wie hij evaluator is, en baseert zijn beslissing daarop.
Het personeelslid en zijn evaluator(en) worden van die beslissing op de hoogte gebracht uiterlijk binnen een termijn van 40 kalenderdagen te rekenen vanaf de datum van de kennisgeving van het evaluatieverslag van de evaluatie aan het personeelslid in voorkomend geval na het doorlopen van de beroepsprocedure zoals voorzien in afdeling IV.
§2. De algemeen directeur formuleert het gemotiveerde voorstel tot ontslag wegens beroepsongeschiktheid op basis van het evaluatieverslag van de bijkomende evaluatie, vermeld in artikel 66, §4.
Het personeelslid en zijn evaluator of evaluatoren worden daarvan op de hoogte gebracht uiterlijk binnen een termijn van 10 werkdagen te rekenen vanaf de datum van de kennisgeving van het evaluatieverslag van de bijkomende evaluatie aan het personeelslid.
§3. De aanstellende overheid beslist over het ontslag wegens beroepsongeschiktheid. De aanstellende overheid hoort het personeelslid vooraf. De aanstellende overheid beslist over het ontslag uiterlijk binnen een termijn van 45 kalenderdagen volgend op de kennisgeving aan het personeelslid van het voorstel tot ontslag.
Het ontslag van het vast aangestelde statutaire personeelslid verloopt volgens de regels in artikel 180.
Afdeling IV. Het beroep tegen de evaluatie.
Onderafdeling I. Algemene bepalingen.
Art. 68. Het personeelslid kan hoger beroep aantekenen tegen de (eerste en/of tweede) negatieve evaluatie.
Art. 69. Het beroep wordt ingediend bij de algemeen directeur.
De uiterlijke termijn voor de indiening van het beroep is vijftien werkdagen te rekenen vanaf de datum van ontvangst van de kopie van het definitieve evaluatieverslag.
Het beroep wordt schriftelijk ingediend. Het personeelslid krijgt een gedateerde ontvangstmelding van zijn beroep.
Onderafdeling II. Samenstelling van de beroepscommissie.
Art. 70. §1. Leden van de raad, leden van het college van burgemeester en schepen, de algemeen directeur, de evaluator van het personeelslid dat beroep aantekent, teamleden van het personeelslid dat beroep aantekent en vertegenwoordigers van de representatieve vakorganisaties, mogen geen deel uitmaken van de beroepscommissie.
De beroepscommissie bestaat bij voorkeur uit leden van verschillend geslacht. Aanverwanten tot in de tweede graad van de persoon die beroep aantekent, worden geweerd.
Voor elke behandeling van een beroep bestaat de beroepscommissie uit drie stemgerechtigde leden.
De samenstelling van de beroepscommissie wordt per casus meegedeeld aan het betrokken personeelslid.
§2. Rekening houdend met het aantal leden vastgesteld in §1, derde lid, bestaat de beroepscommissie uit minstens één en bij voorkeur twee externe deskundigen.
Onder externe deskundigen wordt in dat geval verstaan:
1° externe consultants met expertise in coaching en evaluatie;
2° personeelsleden van het OCMW/van de gemeente in een graad van niveau A of B, met expertise in personeelsevaluatie, met dien verstande dat het personeelslid minstens de rang bekleedt van het personeelslid dat de klacht heeft ingediend;
3° een secretaris-notulist die niet deelneemt aan de besprekingen en aan de eindbeoordeling over het beroep.
Onder interne deskundige wordt in dat geval verstaan: een personeelslid dat zich minstens in dezelfde rang bevindt als het personeelslid dat de klacht heeft ingediend.
De leden van de beroepscommissie worden bij name aangesteld door de algemeen directeur.
De beroepscommissie wijst in haar midden een voorzitter aan.
Onderafdeling III. De werking van de beroepscommissie.
Art. 71. De beroepscommissie moet minstens voor 2/3 aanwezig zijn voor de behandeling van een beroep. De voorzitter leidt de werkzaamheden van de beroepscommissie. De beroepscommissie onderzoekt het beroep en hoort de evaluator en het personeelslid.
Art. 72. Het personeelslid en de evaluator worden binnen de 20 werkdagen gelijktijdig gehoord in een tegensprekelijke hoorzitting onder leiding van de voorzitter van de beroepscommissie. Zowel de evaluator als het personeelslid kan zich laten bijstaan door een persoon naar zijn keuze. Het personeelslid wordt als laatste gehoord in zijn verdediging.
Art. 73. Van de tegensprekelijke hoorzitting wordt ter zitting of ten laatste binnen de 5 werkdagen volgend op de hoorzitting een verslag opgemaakt. Het verslag geeft de standpunten van de evaluator en van het personeelslid weer.
De secretaris van de beroepscommissie, de evaluator en het personeelslid ondertekenen het verslag.
Het verslag maakt deel uit van het beroepsdossier.
Art. 74. §1. De beroepscommissie beraadslaagt over haar bevindingen en formuleert éénparig een gemotiveerd advies aan de algemeen directeur tot bevestiging of tot aanpassing van de evaluatie en het evaluatieresultaat.
Als er geen éénparig gemotiveerd advies tot stand komt, worden de verschillende standpunten weergegeven en ter stemming aan de leden van de beroepscommissie voorgelegd. Alle leden, behalve de secretaris-notulist zijn daarbij stemgerechtigd. De stemming is geheim. Het meerderheidsstandpunt bepaalt het gemotiveerd advies. Indien er geen meerderheidsstandpunt is, is de stem van de voorzitter doorslaggevend.
§2. Het gemotiveerd advies wordt schriftelijk aan de algemeen directeur en aan het betrokken personeelslid bezorgd binnen een termijn van uiterlijk 20 werkdagen volgend op de hoorzitting.
De algemeen directeur tekent het advies voor ontvangst.
Onderafdeling IV. Beslissing in beroep van de algemeen directeur.
Art. 75. Binnen een termijn van 15 werkdagen te rekenen vanaf de datum van ontvangst van het gemotiveerd advies beslist de algemeen directeur over de bevestiging of de aanpassing van de evaluatie en van het evaluatieresultaat en deelt hij zijn gemotiveerde beslissing mee aan het personeelslid, aan de voorzitter van de beroepscommissie en aan de evaluator. De kennisgeving gebeurt aangetekend.
Bij bevestiging van de bestaande evaluatie wordt de bevestigingsbeslissing voor kennisneming door het personeelslid en door de evaluator ondertekend binnen een termijn van 10 kalenderdagen. De beslissing maakt deel uit van het evaluatiedossier.
Bij aanpassing van de evaluatie en van het evaluatieresultaat wordt de aangepaste evaluatie voor kennisneming door het personeelslid en door de evaluator ondertekend binnen een termijn van 10 kalenderdagen.
De eventueel aangepaste evaluatie komt in de plaats van de eerdere evaluatie die het voorwerp was van het beroep en vervangt de eerdere evaluatie in het evaluatiedossier en in het personeelsdossier.
Art. 76. Als de beroepscommissie in een beroep als vermeld in artikel 68 geen advies formuleert binnen de termijn vastgesteld in artikel 74, §2, dan is het evaluatieresultaat gunstig en past de algemeen directeur de evaluatie en het evaluatieresultaat in die zin aan.
Als de algemeen directeur geen beslissing neemt over de bevestiging of aanpassing van de evaluatie en van het evaluatieresultaat binnen de termijn vastgesteld in artikel 75 dan is het evaluatieresultaat gunstig.